24-05-2024

Binnen het Octopus team zijn er een aantal collega’s die verantwoordelijk zijn voor de Servicedesk. Klanten kunnen met hen contact opnemen als er zich problemen  voordoen. Maar ook bij een inrichting van het systeem op maat, of wanneer er kleine, persoonlijke aanpassingen gedaan moeten worden. En zo zijn Stacey en Dennis inmiddels vertrouwde gezichten binnen dit Octopus Servicedesk team. In dit artikel delen ze hun ervaringen, uitdagingen en oplossingen die ze tegenkomen in hun dagelijkse werkzaamheden.

Hoe lang werk je al bij TrueLime?

Stacey: Afgelopen oktober werkte ik hier 2 jaar, dus ondertussen nu al 2,5 jaar.

Dennis: In mei werk ik hier alweer een jaar.

Wat vind je het leukst aan jouw werk?

Stacey: De afwisseling in mijn werkzaamheden. De ene keer ben je echt voor de servicedesk aan het werk en de andere keer ben je met projecten bezig of met functioneel beheer. Dan ben je bij een klant op locatie aan het werk, of werk je voor een klant specifiek. Deze afwisselende taken maakt het werk hier leuk.

Dennis: Dit zijn wel meerdere aspecten. Ik vind klantcontact leuk, maar ook het opleveren van bepaalde projecten of werkopdrachten. Het geeft me voldoening als we iets gebouwd hebben en de klant er vervolgens blij mee is.

Een gemiddelde werkweek bij de Octopus Servicedesk

Een gemiddelde werkweek bij de Octopus Servicedesk is vaak erg dynamisch, wat ook een bepaalde drukte met zich meebrengt. Je moet hier dus goed tegenkunnen. Om het overzicht te houden, en de samenwerking te versterken, vind er momenteel elke maandag een servicedesk overleg plaats om aanvragen te verdelen. Zo heeft iedereen zijn ingeplande taken om aan te werken, maar er komen ook veel zaken tussendoor die opgepakt moeten worden. Daarbij is Dennis nu bijvoorbeeld verantwoordelijk voor bepaalde klanten, en houdt hij dinsdagen en woensdagen vrij om aan deze projecten te werken. En op donderdagen? Dan houdt hij zichzelf bezig met functioneel beheer voor de gemeente Eindhoven.

Hoe belangrijk is teamwork binnen de servicedesk?

Dennis: Binnen de servicedesk is teamwork ontzettend belangrijk. Onze collega Martin zit hier bijvoorbeeld al zo’n 20 jaar, waardoor het fijn is dat hij zijn kennis kan delen. We hebben altijd wel contact met elkaar, maar ook met de rest van het Octopus team. Vanuit mijn vorige werk was dat bijvoorbeeld niet zo. Maar ik vind het directe contact met zowel het servicedesk team als met mijn andere collega’s wel erg fijn werken.

Stacey: Teamwork is erg belangrijk! Omdat ik nog redelijk nieuw ben, beschik ik nog niet over alle juiste kennis. Mijn collega’s die er al langer zitten hebben meer verstand en weten ook meer over bijvoorbeeld de inhoud. Daarom hebben we wekelijks een servicedesk overleg. Maar we spreken elkaar wel elke dag. Ook heb ik wekelijks een buddy moment met mijn collega Wilbert. Tijdens dit buddy moment bespreken we zaken waar ik tegenaan loop, deelt Wilbert zijn kennis en krijg ik uitleg over bepaalde zaken. Dit moment is er dus om support te krijgen bij problemen, of als ik iets wil leren.

Communicatie naar de klant toe

Effectieve communicatie naar de klant toe is ontzettend belangrijk. Ondanks er binnen het Servicedesk nog wel een mooie verbeterslag te maken valt op dit gebied, zijn ze hier al wel druk mee bezig. Zo geven Dennis en Stacey beiden aan het belangrijk te vinden om de klant altijd op de hoogte te houden als ze wachten op antwoord. Oók als Stacey en Dennis soms nog geen antwoord kunnen geven op de vraag, vinden ze het goed om toch een update te sturen. Bijvoorbeeld dat ze ermee bezig zijn, of nog zaken moeten uitzoeken.

Is er een moment waarop je bijzonder trots was op het team of op een specifieke prestatie?

Stacey: Als er weer een project live is gegaan en de klant tevreden is.

Dennis: Ik ben het helemaal eens met Stacey. Wat mij bij is gebleven, is toen het project van gemeente Eindhoven live ging. Ik werkte hier toen nog maar net, maar had al wel bepaalde verantwoordelijkheden voor dit project. Ontzettend tof dat ik hier al meteen een bijdrage aan kon leveren. Wat het nog leuker maakt, is dat gemeente Eindhoven aangaf dat ze erg tevreden waren met de hulp op locatie, en dat de livegang soepel is verlopen.

Hoe zie jij je toekomst voor je bij TrueLime?

Stacey: Ik ben mijzelf momenteel nog volop aan het ontwikkelen in mijn functie, maar ik ben er nog niet hoor. Ook komen er steeds meer klanten projecten bij. Ik zie wel wat de toekomst mij brengt!

Dennis: Ik zou uiteindelijk graag zelfstandig projecten willen draaien waarbij ik het aanspreekpunt ben. Dus echt de volledige inrichting van Octopus voor klanten verzorgen. Momenteel pak ik projecten nog samen op met Martin. En in de toekomst hoop ik dit volledig zelfstandig te kunnen oppakken!