SVRZ: De ontwikkeling van de ideale digitale werkplek 2.0

SVRZ (Stichting Voor Regionale Zorgverlening) biedt met hun 3.500 medewerkers op meer dan 65 locaties door heel Zeeland kleinschalige verpleeghuiszorg, revalidatie en ondersteuning aan kwetsbare ouderen. Dit zijn veelal ouderen die als gevolg van lichamelijke klachten of geheugenproblemen, voor korte of langere tijd zorg en ondersteuning nodig hebben. 

Meedoen en erbij horen, dat is wat SVRZ probeert mogelijk te maken. Zelfs wanneer ouderdom, ziekte en beperkingen dat veel moeilijker maken. Dat doen ze samen met familie en 1.500 vrijwilligers.  

De vraag van SVRZ

Het intranet voldeed niet meer aan de eisen en wensen van de huidige tijd. Het was bovendien bijna 15 jaar oud en werd technisch niet meer ondersteund.  

In het voorjaar van 2020 rond de uitbraak van het Corona virus heeft SVRZ ons gevraagd hen te helpen met hun nieuwe digitale werkplek. Ze waren op zoek naar een partij met een beschikbare oplossing, bewezen aanpak en die hen kon helpen op het gebied van strategie, visie, design en realisatie. 

De nieuwe digitale werkplek moest hét middel worden voor een snelle en efficiënte(re) werkwijze. Een plek waar medewerkers, ongeacht locatie en tijdstip, informatie kunnen vinden die zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen uitvoeren. Maar ook een middel waarmee alle SVRZ-medewerkers op hetzelfde moment van dezelfde informatie voorzien worden. Een platform dat is ingericht en werkt als een digitale werkplek en zorgt voor verbinding tussen alle locaties van SVRZ en tussen collega’s onderling. 

De nieuwe digitale werkplek is gericht op elkaar en informatie snel vinden en zo efficiency bewerkstelligen. Het levert voor eindgebruikers een vereenvoudiging van het inloggen op andere ICT-applicaties op en daarmee ook een startportaal naar alle andere applicaties die een medewerker nodig heeft. Het is een startpunt, een tussenstation en uiteindelijk weer het eindpunt. 

De aanpak

In 2019 heeft SVRZ verschillende workshops met medewerkers gehouden om inzicht te krijgen in hoe een werkdag eruit ziet. Welke rol het huidige intranet speelt in hun dagelijks werk. Maar ook wat toppers en floppers zijn in het huidige intranet.  
Door dat voorwerk hebben we een vliegende start gehad bij het project. Samen met het SVRZ projectteam hebben we in verschillende workshops inzichtelijk gemaakt wat de belangrijkste functionaliteiten, toptaken, moesten worden in de nieuwe digitale werkplek. 

Aan de hand van deze workshops zijn de toptaken vertaald naar wireframes, een eerste stap naar een ‘tastbare’ oplossing. Deze wireframes zijn met de mobile first gedachte ontwikkeld zodat zorgmedewerkers die aan het bed van een cliënt staan ook snel hun informatie kunnen opzoeken. De informatie moest ‘anytime en anyplace’ toegankelijk zijn. 

De wireframes zijn door vertaald naar een concreet design. Volledig conform de huisstijl van SVRZ. Een belangrijk onderdeel hierbij was dat JIP, de naam die de nieuwe digitale werkplek kreeg, uit moet nodigen om te gebruiken. Hierbij hebben we gelet op kleurgebruik, vormen en zelfs in het logo van JIP komt dit terug. Dit heeft geleid tot een vrolijk, modern, overzichtelijk mobile first interface wat met een gebruikersgroep getoetst is. 

Volledig in de Agile Scrum gedachte hebben we in een aantal sprints JIP tot leven gebracht waarbij het in mei 2021 door de gehele organisatie in gebruik is genomen. 

“De samenwerking met TrueLime was voor ons heel fijn. Het werken in sprints was nieuw, maar ze hebben ons daar goed in meegenomen en ons deze methodiek leren ervaren. Door de Agile aanpak weet je als klant precies wat er ontwikkeld wordt en hoe het werkt. De spanning bij een lancering is daardoor minder groot, omdat je weet dat het werkt en het is volop getest. 

TrueLime is een bedrijf met een nononsensecultuur. Vriendelijke, kundige mensen die samen met de klant een tof product willen neerzetten. En dat is gelukt ” –  Marije Jongepier, Communicatieadviseur bij SVRZ 

De oplossing

JIP is ontworpen met de medewerkers in gedachte. Een voorbeeld hiervan is dat we bewust gekozen hebben voor een rustig overzichtelijk dashboard zonder informatie-overload. De medewerker kan zo snel en direct opzoek naar de informatie welke zij nodig heeft. 

Voor het ontwikkelen van JIP hebben we gebruik gemaakt van TrueLime Workplace in combinatie met Kentico Xperience als DXP (digital experience platform). Deze combinatie heeft als voordeel dat veel modules, zoals onder andere een krachtige zoekfunctie, reeds beschikbaar waren.  

Kentico is goed benut en naast basale functionaliteiten als contentbeheer en mediabeheer hebben we ook de marketingautomationmodule in gezet om een pre- en onboarding module te ontwikkelen. Deze module maakt nieuwe medewerkers, die nog niet officieel in dienst zijn, wegwijs bij hun nieuwe werkgever. Maar ook na hun eerste werkdag worden ze 3 maanden aan de hand genomen door JIP zodat ze stap voor stap alle ins en outs komen te weten in hun werk en binnen SVRZ die voor hen relevant zijn. 

Een aantal bijzonderheden binnen dit project is o.a. de ontwikkeling van de koppeling met het nieuwe Vilans Protocollen-portaal. Hiermee kunnen SVRZ medewerkers direct vanuit JIP zoeken naar Vilans Protocollen. Daarnaast is ook een centrale zoekfunctie ingezet die zoekt door alle relevante informatie binnen JIP. Of er nu gezocht wordt naar een document, een collega of informatie over Corona. Het kan allemaal gevonden worden met een centrale zoekbalk. 

Ten slotte zijn ook functionaliteiten als een nieuwsoverzicht met reageer en like functies, maar ook het klassieke smoelenboek, wel in een modern jasje toegevoegd. Zo kunnen medewerkers hun interesses kunnen opgeven en meer over zichzelf vertellen. Op die manier kun je bijvoorbeeld een medewerker vinden met eenzelfde hobby. 

Het resultaat

In het jaar dat we gewerkt hebben aan JIP hebben we met SVRZ het voor elkaar gekregen om een solide fundament weg te zetten voor hun nieuwe Digitale Werkplek JIP. De reacties van de medewerkers zijn erg enthousiast. 

Een creatieve lanceercampagne heeft er mede aan bijgedragen dat op de eerste dag 70% van de medewerkers inlogde in JIP. Daarna loggen per dag tussen de 1.100 en 1.700 medewerkers in op JIP. Bij elkaar leidt dat wekelijks tot meer dan 50.000 pageviews. Belangrijke onderdelen die gebruikt worden zijn de Single Sign On naar andere applicaties, het nieuws, de wie-is-wie, documenten en de zoekfunctie. 

De komende periode gaan we actief verder ontwikkelen om JIP nóg actiever als community builder in te zetten.

"JIP brengt onze medewerkers vrolijkheid, verbondenheid en informatie. Eén zoekopdracht is voldoende om te hebben wat je zoekt. Niet langer scrollen door lange lijsten en onmogelijke titels. Door de goede zoekfunctie is een medewerker snel waar hij wil zijn. En als je als medewerker dan nog wat mee wil pikken van wat er speelt? Dan scroll je nog even door het nieuws en reacties daarop. JIP is nu nog een kindje, maar gaat mee met z’n tijd en ontwikkelt zichzelf. We kijken er naar uit om JIP steeds mee te ontwikkelen met de wensen van de gebruikers." - Marije Jongepier, Communicatieadviseur bij SVRZ