Jeugdstem, meer tijd voor cliënten en minder tijd aan administratie

Jeugdstem, meer tijd voor cliënten en minder tijd aan administratie

Het resultaat

Facts

95 Vertrouwenspersonen

Gemiddeld 4.000 taken per maand

Gebruik van Octopus sinds 2020

Locaties door Nederland

Jeugdstem is de organisatie van de vertrouwenspersonen voor de jeugdhulp. Ieder kind, iedere jongere en ieder ouder/verzorger die te maken krijgt met een vorm van jeugdhulp, kan hulp van ons krijgen. Wij zijn onafhankelijk. We zijn zelfstandig. En we hebben geen verbinding met jeugdhulporganisaties, de Raad voor de Kinderbescherming, pleegzorgorganisaties of jeugd- en wijkteams.

De vraag

Jeugdstem had tot het in gebruik nemen van Octopus een registratiesysteem wat lastig te beheren was. De code waarop het systeem gebouwd was, was niet altijd te doorgronden en doorontwikkeling daardoor kostbaar. Doorontwikkeling was wenselijk omdat het registreren gemakkelijk en efficiënt moet gaan. Uiteraard is het voor de cliënt nuttig dat alle informatie geordend en overzichtelijk bij elkaar gebracht kan worden aangezien dit ten goede komt van de kerntaken van zorgverleners.

De oplossing

Vanuit Zorgstem wordt er al vanaf januari 2020 gewerkt met Octopus. In die hoedanigheid hebben wij dan ook kennis gemaakt met het systeem. Gezien de ontwikkeling t.b.v. gemak en efficiëntie heeft Jeugdstem vervolgens na diverse gesprekken en demo’s besloten om Octopus in gebruik te gaan nemen. Voor dit ontwikkel- en inrichtingsproces is 8 maanden de tijd voor genomen. In deze tijd heeft Jeugdstem samen met medewerkers van Octopus nauw samengewerkt om een wenselijk eindproduct te krijgen, welke het doel behartigd.

Is het gelukt om meer gemak en efficiëntie te krijgen door het gebruik van het registratiesysteem Octopus? Het antwoord is ja. Uiteraard is dat niet zonder slag of stoot gegaan, daar een verandering in de organisatie niet alleen een technische exercitie is. Samen met Octopus medewerkers hebben wij dan ook veel tijd en moeite gestoken in het maken van een handleiding, organiseren van trainingen, medewerkers klaarstomen als vraagbaak en dat is ons inziens goed weggezet.

Het resultaat

In het systeem is het heel eenvoudig om een signaal aan te maken en kan deze efficiënt gevolgd worden met tijdsbewaking. Hiernaast is het gemakkelijk om een standaardbrief toe te voegen aan een bepaalde ondersteuningsstap (procedurestap) in het systeem en kan Jeugdstem genoeg informatie ophalen voor cliënten en externen. Het is altijd wennen is om een nieuw systeem te gaan gebruiken. Met vragen, opmerkingen en nieuwe behoefte is er een directe samenwerking met Octopus medewerkers en worden oplossingen gegeven door bijvoorbeeld inrichting en ontwikkeling. De samenwerking is zoals altijd laagdrempelig en toegankelijk.