Vorig jaar heeft TrueLime de maatwerkapplicatie ‘Rapp’ van de Stichting PVP (vertrouwenspersonen in de zorg) en LSFVP (landelijke stichting familievertrouwenspersonen) in beheer genomen. Deze applicatie is speciaal ontwikkeld om vertrouwenspersonen te ondersteunen bij hun werk, en voldoet aan de hoge eisen die zijn gesteld op het gebied van vertrouwelijkheid binnen dit vakgebied.

In de afgelopen maanden heeft TrueLime deze applicatie doorontwikkeld voor het AKJ – stichting Advies- en Klachtenbureau Jeugdzorg. Ouders en kinderen die met jeugdhulp te maken krijgen komen soms in een situatie dat ze zaken willen bespreken die hen dwars zitten, bijvoorbeeld als er iets fout is gegaan of als ze van mening verschillen. De 70 vertrouwenspersonen van het AKJ zijn er om kinderen, jongeren en volwassenen in deze situaties te helpen en samen oplossingen te vinden. Je kunt bijvoorbeeld bij het AKJ terecht voor informatie over rechten in de jeugdhulp, maar ook voor algemene ondersteuning bij procedures. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verwoorden, indienen en afhandelen van klachten over de jeugdhulp. Ook bewaakt het AKJ de procedurele afhandeling van klachten en begeleiden ze het (vervolg)traject naar de klachten- en/of bezwaarcommissie. Daarnaast geeft het AKJ voorlichting aan groepen cliënten en professionals over het klachtrecht, het recht op een vertrouwenspersoon en andere cliëntrechten.

De oude applicatie die het AKJ voor deze kerntaken gebruikte, zou begin 2019 uitgefaseerd worden. Het doel was dus de ontwikkeling van een vervangende applicatie, die goed moest aansluiten op de (bestaande) werkprocessen. TrueLime heeft ervaring met het workflow- en procesmanagement voor vertrouwenspersonen vanuit eerdere cases, en kon door deze specifieke kennis en ervaring optimaal inspelen op de wensen en behoeften. Het resultaat is een webapplicatie waarin vertrouwenspersonen een dossier van begin tot einde kunnen beheren, met functionaliteiten zoals het opslaan van bestanden en gespreksverslagen, het opvolgen van taken en contactmomenten en termijnbewaking. Daarnaast worden de gegevens van cliënten, instellingen, vertrouwenspersonen en regio’s opgeslagen. Dit alles gebeurt in een zeer goed beveiligde omgeving (vertrouwenspersonen kunnen alleen bij de applicatie vanuit een beveiligde omgeving op kantoor, of door in te loggen met tokens) om het proces gestructureerd én vertrouwelijk te laten verlopen.

De bouw van de applicatie is door een intensieve samenwerking tussen het AKJ en TrueLime tot stand gekomen. De toegewezen product owner vanuit het AKJ werkte regelmatig bij TrueLime op locatie, om op deze manier gezamenlijk het scrumteam te refinen, te testen én te prioriteren. Door samen aan dit project te werken konden duidelijke keuzes worden gemaakt, die direct hebben bijgedragen aan de toegevoegde waarde voor de eindgebruikers. Door deze aanpak is het gelukt om binnen het gestelde budget het maximale resultaat te behalen.

Het AKJ was eind 2017 reeds begonnen met het proces om over te stappen naar een nieuwe applicatie, maar door omstandigheden kon uiteindelijk pas halverwege 2018 gestart worden met het inrichten van de huidige applicatie. Het is TrueLime gelukt om in de laatste paar maanden van 2018 een groot aantal aanpassingen in korte tijd te realiseren, waardoor het AKJ toch op de gewenste datum de nieuwe applicatie in gebruik heeft kunnen nemen.

Inmiddels gebruikt het AKJ  ‘Rapp’  naar tevredenheid. De volgende stap in de doorontwikkeling is een koppeling met Microsoft Power BI, waardoor het AKJ zelfstandig rapportages kan opstellen. Het AKJ voert het vertrouwenswerk landelijk uit in opdracht van het ministerie van VWS en de Raad voor de Kinderbescherming, en rapporteert daarnaast aan alle jeugdhulpinstanties waarvoor het vertrouwenswerk wordt uitgevoerd. Deze rapportages worden onder andere ingezet ter verantwoording van de bestede subsidies en het signaleren van verbeterpunten, wat één van de kerntaken van het AKJ is.