11-03-2025

In een dynamische sector als transport en logistiek is efficiëntie cruciaal. In dit artikel vertellen we hoe we Kennis Transport & Logistics helpen met het verbeteren van hun sales- en orderverwerkingsprocessen door de inzet van AI. 

Uitdagingen in het orderverwerkingsproces

Kennis Transport & Logistics wilt de efficiëntie van hun sales- en orderverwerkingsprocessen verbeteren. Ze streven ernaar dagelijks het hoogste niveau van dienstverlening te bereiken en te behouden. En in hun sales- en orderverwerkingsprocessen zit ruimte voor verbetering. Zo ervaart het bedrijf uitdagingen bij het verwerken van ongestructureerde e-mails en, net als veel andere bedrijven, moeite met het vinden van geschikt personeel voor de hectische planningsafdeling.

Daarnaast besteden medewerkers momenteel veel tijd aan het handmatig structureren van orderinformatie, wat kan leiden tot vertragingen en fouten. Om de snelheid en nauwkeurigheid te verbeteren, is er een dringende behoefte aan een efficiënte en geautomatiseerde oplossing om ongestructureerde gegevens om te zetten naar gestructureerde informatie binnen het ordersysteem. Dit verhoogt de operationele efficiëntie, maar vermindert ook de afhankelijkheid van individuele medewerkers.

De Essential Sprint: Een gerichte aanpak voor procesoptimalisatie met AI

Tijdens onze Essential Sprint hebben we grondig de knelpunten in diverse bedrijfsprocessen van Kennis Transport & Logistics geanalyseerd. De Essential Sprint is een bewezen methode die ons in staat stelt snel en efficiënt mogelijkheden voor AI-verbeteringen te identificeren.

We startten met het opstellen van een helder overzicht door de problemen in het sales- en orderproces op te splitsen in kleinere deelproblemen. Deze deelproblemen werden vervolgens geprioriteerd op een backlog. Na deze prioritering kwam het orderinvoerproces naar voren als het meest interessante proces om automatisering en optimalisatie op toe te passen. Bij het verwerken van e-mails zagen we duidelijke kansen voor het gebruik van AI. Echter, bij TrueLime beschouwen we AI als een middel voor procesoptimalisatie en niet als een doel op zich. Daarom hebben we zorgvuldig beoordeeld of AI de gepaste oplossing was of dat er ook klassiekere methoden kunnen worden toegepast. Deze gerichte aanpak stelt ons in staat om AI effectief en doelgericht in te zetten, afgestemd op de behoeften van Kennis Transport & Logistics.

Een slimme oplossing voor orderverwerking

Als eerst hebben we een Minimum Viable Product (MVP) ontwikkeld in de vorm van een webapp. Deze app is een tijdelijke oplossing die bedoeld is als eerste stap om omgezette businesslogica in AI-instructies te evalueren. Medewerkers kunnen rommelige, ongestructureerde e-mails eenvoudig naar de webapp slepen, waarna een geavanceerd taalmodel de informatie automatisch structureert in een vast orderformaat. We zijn momenteel bezig met het finetunen van de AI-instructies met meer businesslogica. De uiteindelijke oplossing is een volledig automatisch opererende workflow die om de paar minuten de order-e-mailbox controleert en nieuwe e-mailorders direct omzet naar het ordersysteem.

Unieke feedbackmethode voor continue verbetering

Om de AI-oplossing continu te verbeteren, hebben we een innovatieve feedbackmethode ontwikkeld. De MVP legt automatisch alle interacties vast en biedt gebruikers een feedbackknop om hun ervaringen te delen, zonder dat dit extra tijd kost. Deze waardevolle feedback wordt gebruikt om de oplossing te verfijnen totdat deze klaar is voor productie. Daarnaast hebben we een AI-observatie- en evaluatieplatform geïmplementeerd om de prestaties van de AI-systemen te monitoren en te verbeteren. Hierdoor kunnen we de effectiviteit van de hele workflow continu evalueren en optimaliseren.

Resultaten en toekomstperspectief

Bereikte resultaten tot nu toe:

• Verhoogde focus op kwaliteit: Het team van Kennis Transport & Logistics heeft nu een systematische aanpak voor het verbeteren van de kwaliteit van orderverwerking, waarbij de focus ligt op voortdurende evaluatie en optimalisatie van het proces.
• Technische implementatie: Het systeem is succesvol geïntegreerd met het interne ordersysteem, waardoor ongestructureerde e-mails efficiënt worden omgezet naar gestructureerde orders.

Toekomstige stappen:

We blijven itereren totdat de kwaliteit voldoet voor productiegebruik. Vervolgens finetunen we de integratie met bestaande software. We verzamelen uitgebreide gebruikersfeedback en voeren geautomatiseerde evaluaties uit om de AI-instructies te verbeteren. Voor de zomer hopen we live te gaan in productie. Dit betekent een volledige integratie en operationalisering van de AI-oplossing.

Ontdek het potentieel van AI voor jouw bedrijf

Bij TrueLime helpen we bedrijven zoals Kennis Transport & Logistics om hun processen te optimaliseren met klassieke beproefde middelen en met behulp van AI. Onze Essential Sprint stelt ons in staat om de unieke uitdagingen van elk bedrijf te analyseren en op maat gemaakte oplossingen te ontwikkelen. Met onze expertise en innovatieve feedbackmethode zorgen we ervoor dat AI een waardevol middel wordt om jouw bedrijfsdoelen te bereiken. Neem vandaag nog contact met ons op om te ontdekken hoe AI jouw bedrijf kan transformeren.