11-10-2020

Wat is nu écht belangrijk bij digitale werkplekken in de Zorg? TrueLime organiseerde tijdens het Frankwatching Event een paneldiscussie. Lees verder!

Team Zorg & Onderwijs had afgelopen week het genoegen om een paneldiscussie tijdens het Frankwatching Digital Workspace Event te organiseren. Een team van Expert-panelleden bespraken hierbij verschillende onderwerpen met als doel meer inzicht krijgen in en delen wat nu écht belangrijk is bij digitale werkplekken in de Zorg.

Strategie en project: Wie speelt welke rol?

Als je als organisatie besluit een (nieuw) intranet te implementeren is het belangrijk een strategie te bepalen. Een intranet implementeren puur om een intranet uit te rollen gaat geen succes zijn. Wat wil je ermee bereiken? Welke doelstellingen hang je hieraan vast? Hoe sluit het aan bij de (algemene) bedrijfsstrategie?

“Vaak zie je vanuit de directie een strategie ontstaan, IT zich vooral richten op de tools en de afdeling Communicatie is vooral bezig is met interne communicatie. Als je al die aspecten goed integreert, heb je een waardevolle invulling voor de eindgebruiker”, aldus Jeanine Dumont, projectmanager bij de implementatie van het sociale intranet van Erasmus MC.

Maar naast de afdelingen IT en Communicatie spelen HR en Facilitaire Zaken ook een belangrijke rol bij de ontwikkeling van een intranet. Deze afdelingen leveren in elk geval veel relevante content voor het intranet.

“Helaas zie je in de praktijk dat het moeilijk is om de afdelingen betrokken te houden en echt ‘eigenaar’  te maken”, geeft Bruno van der Laar aan, Product Owner en verantwoordelijk voor het intranet van Radboudumc. “Afdelingen hebben te weinig tijd of geven er te weinig prioriteit aan waardoor het vaak een project blijft van de afdeling Communicatie, al dan niet in samenwerking met IT.”

In het ideale scenario wil je een soort Vereniging van Eigenaren waarin alle verschillende afdelingen zijn vertegenwoordigd. Denk hierbij aan de afdeling Marketing/Communicatie, IT, P&O, Facilitaire Zaken, het primaire proces en het Management. Alleen gebeurt dat in de praktijk veel te weinig, en mensen moeten het ook maar interessant vinden.

Een goede strategie is een cruciaal vertrekpunt om tot een succesvol intranet of digitale werkplek te komen, maar het is minstens zo belangrijk om de verschillende afdelingen actief te betrekken en betrokken te houden.

Hoe belangrijk is techniek bij de ontwikkeling van een intranet of digitale werkplek?

“Techniek is heel belangrijk, maar tegelijkertijd ook weer niet. Wel merk je dat techniek toch altijd een barrière is”, stelt Rob van der Vloed, Project Manager eHealth bij Lentis. “Je moet altijd even de tijd nemen om te kijken hoe alles precies werkt. Maar uiteindelijk helpt de techniek je wel vooruit."

Over techniek wil je je eigenlijk geen zorgen maken. Het moet gewoon werken. Daarnaast is gebruiksgemak echt belangrijk. En gebruiksgemak mag niet ten koste gaan van techniek.” 

Guido Pater, Projectleider van het sociaal intranet van het Haaglanden Medisch Centrum geeft een treffend voorbeeld: “Microsoft heeft veel mooie tools die heel veel kunnen. Maar juist omdat het ze zoveel kunnen, is het soms moeilijk te snappen voor gebruikers. Dat is ook de reden waarom dat wij gekozen hebben voor een standaard oplossing met integratie mogelijkheden. Zo heb je een gebruiksvriendelijke schil, maar kun je tevens de mooie technieken gebruiken.”

Ook bij Radboudumc geloven ze in deze methodiek. Bruno van der Laar: “Probeer niet alles in het intranet te stoppen maar laat het intranet nu juist een startpunt zijn waar alles samenkomt en een ingang zijn naar de specialistische tools."

Techniek is belangrijk, het biedt ons mogelijkheden, maar techniek moet vooral een vanzelfsprekendheid zijn. Eén van de belangrijkste zaken is uiteindelijk om goed te onderzoeken wat de medewerker daadwerkelijk nodig heeft om zijn of haar werk goed te kunnen uitvoeren.

Hierbij mag je ook de digitale vaardigheid van gebruikercollega’s niet uit het oog verliezen. Medewerkers zijn met hun werk bezig en niet met het intranet. Juist daarom moet het toegankelijk en laagdrempelig zijn. 

Wanneer is een digitale werkplek succesvol?

Het antwoord op de vraag wanneer een digitale werkplek succesvol is, hangt natuurlijk ook af van je doelstelling. Maar belangrijk is vooral dat een digitale werkplek meerwaarde biedt in de dagelijkse werkzaamheden van de gebruikers. De ene collega zal echter actiever meedoen in discussies en de ander zal passiever informatie tot zich nemen.

Bij Radboudumc is het idee dat het intranet je startpunt is en dé plek voor acties als het zoeken van collega’s (smoelenboek) of het lezen van nieuwsberichten. En zeker sinds COVID-19 zie je dat het intranet een belangrijkere rol heeft gekregen als het gaat om informatievergaring in de breedste zin van het woord.
Het doel van het intranet bepaalt ook wat het succes is.

Bij Haaglanden MC hebben ze ervoor gekozen om voor iedere afdeling een eigen plek te maken. “Je ziet hier dat medewerkers daar actiever zijn. Hier zit meer toegevoegde waarde voor het individu waardoor het gebruik, op die plek, ook intensiever is”, aldus Guido Pater. “Als je vooral op corporate zenden inzet, dan is het ook logischer dat het gebruik minder intensief is, met als gevolg daarvan minder betrokkenheid.”

Al met al moet een intranet een plek zijn die meerwaarde biedt aan gebruikers. Daarnaast verwachten we dat een intranet op zijn minst locatie- en device onafhankelijk en toegankelijk is, waarbij techniek en veiligheid goed geborgd zijn.